La carte carburant entreprise est un outil très apprécié des professionnels pour simplifier leurs dépenses en matière d’approvisionnement en carburant. Dans cet article, découvrez ses avantages et quelques conseils pour bien l’utiliser.
Les avantages de la carte carburant entreprise
Opter pour une carte carburant offre de nombreux bénéfices aux entreprises. Elle permet principalement de :
Gagner du temps à la pompe
Avec une carte carburant pro, le temps passé aux stations-service est réduit. Les employés n’ont plus besoin de remplir les formulaires ou passer par la caisse, il suffit simplement de passer la carte au moment du paiement.
Simplifier la gestion des dépenses
La carte facilite également la gestion des dépenses en carburant grâce à la centralisation des informations. Chaque transaction effectuée avec la carte est enregistrée et visible depuis un espace dédié en ligne. Ainsi, le suivi des frais est plus aisé et précis.
Profiter de réductions et promotions
Les fournisseurs de cartes carburant proposent souvent des réductions et offres avantageuses pour leurs clients. Ces remises peuvent concerner le montant du carburant ou d’autres produits disponibles dans les stations-services partenaires.
Bénéficier d’un large réseau de stations
Les cartes carburant sont généralement acceptées dans un grand nombre de stations-services, offrant ainsi une grande flexibilité aux employés pour se ravitailler en carburant. Certaines cartes fonctionnent même à l’international.
Les bonnes pratiques d’utilisation
Pour tirer le maximum de profit de votre carte carburant entreprise, voici quelques conseils et recommandations :
Choisir la bonne carte
Divers fournisseurs proposent des cartes carburant avec des conditions et tarifs différents. Il est essentiel de comparer les offres pour choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise, notamment en termes de couverture géographique et de types de véhicules.
Garder la carte en sécurité
Comme pour toute autre carte bancaire, il convient de conserver la carte carburant en lieu sûr et de veiller à ce qu’elle ne soit pas utilisée frauduleusement. Pour cela, certaines cartes disposent d’un code PIN individuel et confidentiel, assurant une meilleure sécurisation des transactions.
Effectuer un suivi régulier des dépenses
Afin d’optimiser vos coûts, il est judicieux de consulter fréquemment l’historique des dépenses réalisées avec la carte via la plateforme en ligne dédiée. Cela permettra de détecter rapidement toute anomalie éventuelle ou tout usage inapproprié de la carte.
La digitalisation de la carte carburant entreprise
L’évolution technologique a permis l’avènement de nouvelles solutions pour faciliter l’utilisation et la gestion des cartes carburant. Parmi les innovations notables, on retrouve :
Les applications mobiles
De nombreux fournisseurs proposent désormais des applications mobiles dédiées aux utilisateurs de carte carburant entreprise. Grâce à ces applications, il est possible de vérifier rapidement le solde disponible sur la carte, localiser les stations-services acceptant ce moyen de paiement ou consulter l’historique des transactions.
La dématérialisation des justificatifs
Certaines entreprises optent pour une dématérialisation totale des justificatifs d’achat de carburant en permettant à leurs employés de prendre en photo leurs factures directement depuis leur smartphone. Ces documents sont ensuite automatiquement intégrés à la plateforme en ligne dédiée pour un suivi simplifié des dépenses.
La limitation des frais grâce au plafonnement
Pour maîtriser encore mieux les coûts liés à l’utilisation de la carte carburant entreprise, il est recommandé d’instaurer des limitations quant à la somme maximale qui peut être dépensée avec cette carte. Ainsi, vous pourrez éviter tout abus et mieux anticiper votre budget prévisionnel.
Définir un plafond mensuel
Il est possible de fixer un montant maximal mensuel à ne pas dépasser pour chaque détenteur de carte carburant dans votre entreprise. Ce montant peut être modulé en fonction des besoins spécifiques de chacun (poste, déplacements, type de véhicule, etc.).
Contrôler les dépenses par catégorie
Certaines cartes carburant offrent également la possibilité de contrôler les dépenses par catégorie de produit (carburant, lavage, entretien, etc.). Vous pourrez ainsi surveiller plus étroitement l’utilisation de la carte et mieux maîtriser vos frais.
En somme, la carte carburant entreprise est un outil précieux qui facilite la vie des professionnels en optimisant la gestion des dépenses liées au carburant. Avec une utilisation adéquate et un suivi rigoureux, elle permettra d’importantes économies sur le long terme.
